Over de functie

ft 33859

Je ondersteunt meerdere teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris met secretariële en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat agenda’s, correspondentie en overleggen soepel verlopen, zodat bestuurders en managers zich kunnen richten op hun kerntaken. Je werkt in een dynamische gemeentelijke omgeving waarin schakelen, overzicht houden en samenwerken essentieel zijn. Daarbij heb je veel contact met collega-secretariaten, teammanagers en andere betrokkenen binnen de organisatie.

Wat ga je doen

• Je verzorgt volledig en proactief agendabeheer, inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten.
• Je beheert correspondentie en e-mail en legt verbanden tussen e-mails en agenda-items.
• Je bereidt overleggen voor en notuleert deze.
• Je beheert en handelt (personeels)administratie af in zaaksystemen zoals Decos JOIN.
• Je ondersteunt bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
• Je verzorgt vakantie- en afwezigheidsregistraties.
• Je codeert facturen.
• Je organiseert teamdagen en representatieve aangelegenheden.
• Je vervangt en ondersteunt collega-managementondersteuners waar nodig.
• Je zet Office365, Teams en iBabs routinematig en efficiënt in.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente.
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling.
• Je hebt aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN.
• Je voegt een persoonlijke motivatie toe, maximaal 300 woorden, waarin je ingaat op je geschiktheid voor de opdracht, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid.

Wensen

• Je kunt aantonen dat je minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring hebt in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner.
• Je kunt aantonen dat je minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring hebt in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN.
• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Je hebt een persoonlijke motivatie toegevoegd waarin je geschiktheid voor de opdracht, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid duidelijk naar voren komen.

Competenties

• Je bent sterk in organiseren en houdt overzicht in complexe situaties.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.
• Je communiceert helder en professioneel.
• Je blijft stressbestendig en schakelt snel.
• Je werkt goed samen met collega’s en stakeholders.
• Je handelt proactief en oplossingsgericht.
• Je bent digitaal vaardig en maakt je systemen snel eigen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 33859

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.