Over de functie

mag. 260513-EK-001

Je gaat aan de slag als Project Management officer binnen het project Transitie Bedrijfsvoering. In deze rol ondersteun, faciliteer en coördineer je het projectteam, zodat doelen tijdig en zorgvuldig worden gerealiseerd. Je bent de rechterhand van de projectleider en zorgt voor overzicht, structuur en een goed georganiseerde projectadministratie. Daarnaast lever je een belangrijke bijdrage aan procesbewaking, verslaglegging en de voorbereiding van besluitvorming. Met jouw inzet kan het projectteam effectief functioneren en blijft de voortgang goed beheersbaar.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt de projectleider bij de uitvoering van het project, met name op administratief gebied, maar ook op het gebied van strategische (en tactische) besluitvorming.
• Je draagt zorg voor een efficiënte projectadministratie, planning, verslaglegging, procesbewaking en organisatorische ondersteuning.
• Je zorgt voor overzicht en structuur binnen het project en ondersteunt de projectleider bij het behouden van grip op het werk.
• Je neemt tijdrovende procesmatige en administratieve werkzaamheden uit handen en zorgt ervoor dat het project op de achtergrond goed wordt beheerst.
• Je bent het eerste aanspreekpunt en de verbindende schakel binnen het projectteam.
• Je signaleert samen met de projectleider knelpunten en risico’s en bespreekt regelmatig de voortgang.
• Je draagt bij aan de projectbeheersing door het bijhouden van planning, projectfinanciën en acties, en door voorstellen te doen voor beheersmaatregelen.
• Je bereidt stukken voor en coördineert deze voor management- en directieoverleggen, in afstemming met de afdelingssecretaris.
• Je organiseert, bereidt voor en notuleert overleggen.
• Je stelt agenda’s, actielijsten en verslagen op en verspreidt deze.
• Je coördineert afspraken en bijeenkomsten.
• Je regisseert bij besluitvormingsprocessen en zorgt voor een zorgvuldige stukkenstroom.
• Je houdt projectdossiers en digitale archieven bij.
• Je verwerkt gegevens in projectmanagementsystemen.
• Je ondersteunt bij rapportages, voortgangsoverzichten en presentaties.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor interne stakeholders.
• Je ondersteunt bij interne communicatie rondom het project in samenwerking met de afdelingssecretaris.
• Je stemt met betrokken afdelingen af over voortgang en acties.

Eisen

• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in een ondersteunende rol binnen projecten of programma’s;
• Ervaring met projectmatig werken.
• Kennis van projectondersteuning en administratieve processen;
• Bekendheid met MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel, Sharepoint, PowerPoint);
• Ervaring met projectmanagementtools en digitale documentbeheeromgevingen

Wensen

• Opleiding in administratieve, secretariële of projectmatige richting is een pré.
• Ervaring binnen een gemeentelijke of publieke organisatie is wenselijk;

Competenties

• Ondersteunend en faciliterend werken binnen een projectomgeving.
• Coördinerend vermogen en gevoel voor structuur en overzicht.
• Samenwerken met projectleiders, afdelingssecretaris, teammanagers, strategisch adviseurs, interne stakeholders en ondersteunende afdelingen.
• Signalerend vermogen bij knelpunten en risico’s.
• Zorgvuldig in administratie, planning en verslaglegging.
• Communicatief sterk als aanspreekpunt en verbindende schakel binnen het projectteam.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag. 260513-EK-001

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.